Τα έγγραφα PDF αποτελούν χωρίς αμφιβολία εξαιρετικά χρήσιμα εργαλεία τόσο στην επαγγελματική όσο και στην προσωπική μας ζωή. Ακούγεται λίγο περίεργο το πόσο πολύ έχει μεγαλώσει η καλώς εννοούμενη εξάρτησή μας από τα αρχεία αυτά. Όμως, έχουν αντέξει στην πάροδο των ετών (η μορφή PDF δημιουργήθηκε πίσω στο μακρινό 1992) και έχουν εξελιχθεί σε αδιαμφισβήτητο στάνταρ για οποιαδήποτε περίπτωση παρουσίασης σε μορφή εγγράφου.
Υπό το πρίσμα αυτό η μετατροπή σε PDF και η δυνατότητα για επεξεργασία των αρχείων αυτών είναι πολύ σημαντική. Τα μέλη μιας ομάδας θα πρέπει να μπορούν να έχουν πρόσβαση για την επεξεργασία PDF αρχείων, ανά πάσα ώρα και στιγμή ακόμη κι αν βρίσκονται διασκορπισμένα σε διαφορετικά σημεία του πλανήτη και να μπορούν να τα επεξεργάζονται σαν να βρίσκονται όλοι στον ίδιο χώρο. Αυτή η ανάγκη έχει οδηγήσει στη δημιουργία σχετικών εργαλείων τα οποία είναι διαθέσιμα online και τα οποία μπορούν πραγματικά να λύσουν τα χέρια των μελών μιας απομακρυσμένης ομάδας. Ο λόγος για εργαλεία, όπως το PDF Guru, μέσω των οποίων γίνονται πολλές διαφορετικές εργασίες. Η δημιουργία PDF, η επεξεργασία των αρχείων, ο διαχωρισμός, η συνένωσή τους και η μετατροπή σε PDF, μπορούν να γίνουν εύκολα και γρήγορα, χωρίς να παίζει ρόλο το πού βρίσκεται ο καθένας. Το μόνο που χρειάζεται είναι ένας υπολογιστής με σύνδεση στο διαδίκτυο και πρόσβαση στο εργαλείο.
Πώς μπορεί να βοηθήσει η συλλογική επεξεργασία εγγράφων
Σε πρακτικό επίπεδο για μια ομάδα ανθρώπων που δουλεύει εξ αποστάσεως, είναι πολύ σημαντικό να μπορούν να υποστούν όλα τα έγγραφα PDF επεξεργασία από διαφορετικούς υπολογιστές. Το κρίσιμο σημείο είναι πως όλοι πρέπει να βλέπουν τόσο την ίδια μορφή του αρχείου, όσο και να έχουν πλήρη πρόσβαση στο ιστορικό των αλλαγών που έχουν γίνει σε αυτό.
Στο πλαίσιο αυτό, πρέπει να δοθεί έμφαση σε κάποιες σημαντικές λεπτομέρειες όπως:
- Διατήρηση της μορφής του αρχείου
- Ποιότητα του εγγράφου
- Ασφάλεια
Όλα τα παραπάνω μπορούν πολύ εύκολα να γίνουν με το PDF Guru, κάτι που μπορεί πραγματικα΄να λύσει τα χέρια σε κάθε ομάδα. Ας τα δούμε λίγο για αναλυτικά:
Διατήρηση της μορφής του αρχείου: Ένα πρόβλημα που μπορεί να προκύψει κατά την επεξεργασία ενός εγγράφου είναι το να χαλάσει η διάταξη, που ενδεχομένως να είναι κάτι δύσκολο να διορθωθεί στη συνέχεια. Αυτό το πρόβλημα συναντάται συχνά σε περιπτώσεις που υπάρχει ένα αρχείο άλλης μορφής και επιχειρείται η μετατροπή σε PDF.
Ποιότητα του εγγράφου: Κατά την επεξεργασία του αρχείου και την αποθήκευση των όποιων αλλαγών, πρέπει να διατηρείται αναλλοίωτη η ποιότητά του και παράλληλα να μπορεί να χρησιμοποιηθεί από διαφορετικές συσκευές όπως υπολογιστές, smartphone ή τάμπλετ.
Ασφάλεια: Φυσικά, θα πρέπει να ληφθεί μέριμνα ώστε πρόσβαση αρχείο με δικαίωμα να κάνουν επεξεργασία PDF, να έχουν μόνο αυτοί που πρέπει. Συνήθως αυτό γίνεται μέσω κάποιου κωδικού πρόσβασης, είτε στο φάκελο στον οποίο είναι αποθηκευμένο το αρχείο, είτε και πάνω στο ίδιο το αρχείο. Αυτό είναι εξαιρετικά σημαντικό ειδικά όταν πρόκειται για ευαίσθητα έγγραφα, όπως επαγγελματικές αναφορές ή προσωπικές πληροφορίες.
Πώς αξιοποιείται στο έπακρο η συλλογική επεξεργασία
Όσο σημαντική είναι η δυνατότητα για συλλογική επεξεργασία των εγγράφων από μια απομακρυσμένη ομάδα, τόσο μεγάλη σημασία έχει και η σωστή χρήση της. Για παράδειγμα, επειδή οι αλλαγές μπορεί να γίνονται σε διαφορετικές ώρες και από ανθρώπους που βρίσκονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας, πρέπει να υπάρχει προστασία από τυχόν λάθη. Ένα εξαιρετικά χρήσιμο εργαλείο, είναι αυτό που επιτρέπει σε χρήστες του εγγράφου να προτείνουν μόνο αλλαγές, οι οποίες ωστόσο θα πρέπει να εγκριθούν από κάποιον υπεύθυνο προκειμένου να εφαρμοστούν. Ένα χαρακτηριστικό παράδειγμα θα μπορούσε να είναι το όταν πρέπει να γίνει συνένωση PDF σε ένα αρχείο, εργασία η οποία επίσης γίνεται πολύ εύκολα με ένα εργαλείο όπως το PDF Guru.
Η ομάδα μπορεί, επίσης, να αξιοποιήσει το ιστορικό των αλλαγών και των τροποποιήσεων που έχουν πραγματοποιηθεί στο έγγραφο. Έτσι, αν χρειαστεί, μπορεί να γίνει και επιστροφή σε κάποια παλαιότερη έκδοσή του. Σημαντική είναι, φυσικά και η επιλογή των ανθρώπων που έχουν δυνατότητα επεξεργασίας του εγγράφου και έγκρισης των όποιων αλλαγών. Όσο μικρότερος είναι αυτός ο αριθμός, τόσο πιο εύκολο να περιοριστεί το ενδεχόμενο κάποιου λάθους.
Διαδικτυακή επεξεργασία PDF: Λύση για καλύτερη ροή και αποτελεσματικότερη εργασία
Εν κατακλείδι, αυτό που πρέπει να σημειωθεί είναι ότι στη σύγχρονη εποχή που τα μέλη μιας ομάδας δεν είναι απαραίτητο να βρίσκονται στον ίδιο χώρο ταυτόχρονα για να δουλεύουν μαζί, η δυνατότητα για επεξεργασία εγγράφων με διασφάλιση της μορφής και της ποιότητάς τους, μπορεί να κάνει εξαιρετικά μεγάλη διαφορά. Τα αρχεία PDF είναι ένας ιδανικός τρόπος για αυτό και ως εκ τούτου τα διαδικτυακά εργαλεία που έχουν αναπτυχθεί για τη διαχείρισή τους, δίνουν σημαντικές λύσεις και μπορούν να κάνουν τη συνεργασία αποδοτικότερη και πολύ πιο εύκολη.
Ολοκληρωμένα εργαλεία, όπως αυτά που προσφέρει το PDF Guru, σχετικά με την επεξεργασία των αρχείων, τη μετατροπή άλλων αρχείων, αλλά και για το διαμοιρασμό τους, μπορούν εφόσον αξιοποιηθούν σωστά να κάνουν μεγάλη διαφορά και να αλλάξουν το επίπεδο αποτελεσματικότητας της κάθε ομάδας. Απαραίτητη προϋπόθεση, φυσικά, είναι πάντα η σωστή επικοινωνία και η συνεργασία μεταξύ των μελών της ομάδας για να διασφαλιστεί ότι τα εργαλεία αξιοποιούνται σωστά και η επεξεργασία και οι αλλαγές να είναι όσο γίνεται πιο αποδοτικές.
